Werkstudent Reisekostenmanagement für den Außendienst (m/w/d)

BERLIN-CHEMIE ist ein seit über 100 Jahren bestehendes, international tätiges Pharmaunternehmen und gehört zur Menarini-Group, führend in der italienischen Pharmabranche. Der Einsatz für die Gesundheit ist das, was unsere mehr als 5.000 Mitarbeitenden antreibt und verbindet. Mit Neugierde und Leidenschaft erforschen, produzieren und vertreiben wir hochwertige Arzneimittel, die das Leben von Patientinnen und Patienten auf der ganzen Welt verbessern. Nicht nur bei unseren Produkten steht der Mensch im Mittelpunkt. Es ist uns genauso wichtig, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem wir als Gemeinschaft von der Vielfalt der Gedanken, Erfahrungen, Arbeitsweisen und Kulturen profitieren.

Die Field Force Administration unterstützt unsere bundesweit eingesetzten Außendienstteams mit einer reibungslosen und serviceorientierten Backoffice-Steuerung. Unser Schwerpunkt liegt auf der Betreuung der Kolleg:innen im Feld und umfasst insbesondere die Prüfung und Abwicklung von Reisekosten, die Budgetüberwachung sowie die administrative Unterstützung sämtlicher Außendienstprozesse.

• Standort: Berlin
• Fachbereich: Customer Service / Sales / Vertriebsinnendienst
• Karrierelevel: Studenten & Praktikanten
• Einstiegszeitpunkt: ab sofort
• Vertragsart: befristet
• Arbeitszeit: Teilzeit
• Homeoffice: Hybrides Arbeiten

• Erfassung, Prüfung und Verbuchung von eingehenden Reisekosten­erstattungs­anträgen von Mitarbeitenden im Außendienst, inkl. Auszahlung und Systempflege
• Analyse sowie selbstständige Klärung von fehlerhaften oder unvollständigen Reisekosten­abrechnungen im System
• Kontrolle, Klärung und Korrektur von Aktivitäten rund um die Reisekosten­abrechnung, inklusive vollständiger Dokumentation
• Vorbereitende Buchhaltung und Sicherstellung einer korrekten Kontierung aller Ausgabenarten unter Einhaltung der vorgegebenen Budgets
• Archivierung der Reisekostenunterlagen
• Unterstützung bei kurzfristigen Projekten im Bereich Reisekosten­management
• Mitarbeit bei Analyse- und Auswertungstätigkeiten zur Optimierung von Prozessen und Datenqualität

Die Stelle ist zunächst befristet für ein Jahr.

• Laufendes Studium im Bereich Betriebswirtschaft, Finance, Controlling oder einer vergleichbaren Fachrichtung – idealerweise noch für mindestens ein Jahr
• Grundkenntnisse in Buchhaltung sowie Interesse an administrativen Prozessen im Außendienst
• Erste Kenntnisse im Steuer- oder Reisekostenrecht sind von Vorteil
• Sichere MS-Office-Anwendung, insbesondere Excel
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse

• Job & Privates: geregelte & flexible Arbeitszeiten bei max. 20 Stunden/Woche während der Vorlesungszeit (bis zu 38,5 Stunden/Woche in den Semesterferien), anteiliger Urlaub, Möglichkeit zur mobilen Arbeit in Abhängigkeit vom Einsatzgebiet
• Finanzielles & Services: sehr guter Stundenlohn angelehnt an den Tarifvertrag der chemischen Industrie, anteiliges Urlaubs- und Weihnachtsgeld, zahlreiche Rabatte auf der Plattform Corporate Benefits
• Mobilität & Standort: direkte Anbindung an den ÖPNV, kostenfreie Parkmöglichkeiten, Fahrradstellplätze
• Gesundheit & Vorsorge: regelmäßige Gesundheitstage, Gesundheitschecks und Ergonomieberatung in unserer Betriebsarztpraxis, Sportkurse und -gruppen, Essensangebot für das leibliche Wohl am jeweiligen Unternehmensstandort mit Verpflegungszuschuss
• Onboarding & Entwicklung: 2-tägige Welcome Days zum Kennenlernen des Unternehmens und Vernetzen, strukturierte Einarbeitung mit fester Ansprechperson, Bearbeitung eigener Projekte je nach Lernfortschritt, ggf. Möglichkeit einer Abschlussarbeit
• Mitgestaltung & Zusammenarbeit: abwechslungsreiche Aufgaben in einer zukunftsweisenden Branche, Teilnahme am Netzwerk „Students Bee Connected“, offene und tolerante Arbeitskultur mit viel Platz für die eigene Entwicklung

Vielfalt aus Überzeugung

Bei uns stehen Vielfalt, Chancen­gleichheit und Zugehörigkeit im Fokus unserer Kultur. Wir schätzen die Einzigartigkeit und individuellen Fähigkeiten aller Kolleginnen und Kollegen. So schaffen wir ein Umfeld, in dem wir als Gemeinschaft von viel­fältigen Gedanken, Erfahrungen, Arbeitsweisen, Kulturen und unter­schiedlichen Lebens­realitäten profitieren. Diesem Leitgedanken folgen wir auch bei der Rekrutierung und Auswahl von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, da wir davon überzeugt sind, dass Vielfalt unser Unternehmen leistungsfähiger und attraktiver macht.