Teamassistenz (m/w/d)

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO (www.HAPEKO.de) ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.
Unser Mandant ist ein erfolgreiches, mittelständisches Industrieunternehmen, das sich durch eine klare Vision, langjährige Erfahrung und eine kontinuierliche Wachstumsstrategie auszeichnet. Mit innovativen Lösungen setzt das Unternehmen auf nachhaltigen Erfolg und langfristige Entwicklung. Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir eine engagierte Teamassistenz (m/w/d), die das Team tatkräftig unterstützt und dafür sorgt, dass alle administrativen und organisatorischen Abläufe im Unternehmen reibungslos und effizient laufen.
Wenn Sie in einem innovativen und wachstumsorientierten Unternehmen arbeiten möchten, das Ihnen viel Raum für eigene Ideen und Ihre persönliche Weiterentwicklung bietet, dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

• Vielseitige Unterstützung des Teams bei administrativen Aufgaben, Koordination von Terminen, Meetings und geschäftlichen Reisen sowie der Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen und Recherchetätigkeiten.
• Erstellung von Präsentationen, Reports, Protokollen und anderen wichtigen Dokumenten, um die Geschäftsführung und das Team optimal zu unterstützen.
• Bearbeitung der internen und externen Kommunikation, inklusive Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Kunden und Dienstleistern.
• Verantwortung für das Dokumentenmanagement, Pflege von Stammdaten und die Verwaltung von Büromaterialien, um einen reibungslosen Büroalltag zu gewährleisten.
• Unterstützung im Projektmanagement, von der Planung bis zur Umsetzung, sowie Koordination von Projektaufgaben.
• Übernahme von kleineren Projekten, sowie von weiteren organisatorischen Aufgaben, um das Team zu entlasten und kontinuierlich zur Effizienzsteigerung beizutragen.

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. als Industriekaufmann/-frau, Kaufmann/-frau für Büromanagement, Kaufmann/-frau für Marketingkommunikation) oder ein abgeschlossenes Studium in einem relevanten Bereich (z. B. Betriebswirtschaftslehre (BWL), Business Administration, Management, Kommunikationswissenschaften)
• Erste Berufserfahrung in einer Assistenz- oder Teamassistenzposition, vorzugsweise im Office Management, Projektassistenz, Sekretariat, Verwaltungsbereich oder Büromanagement
• Erfahrung in der Büroorganisation, Terminplanung, Projektkoordination und der Dokumentenverwaltung
• Gute MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, PowerPoint und Outlook)
• Zuverlässigkeit, Diskretion, Organisationstalent, ein hohes Maß an Eigeninitiative und Kommunikationsfähigkeiten
• Teamorientiert, mit einer strukturierten und selbstständigen Arbeitsweise

• Abwechslungsreiche Aufgaben mit viel Gestaltungsspielraum
• Unbefristete Festanstellung in einem wachstumsorientierten Unternehmen
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien, kurzen Entscheidungswegen und einem offenen Austausch
• Flexible Arbeitszeiten und Home-Office-Möglichkeiten für eine optimale Work-Life-Balance
• Zusatzleistungen wie betriebliche Altersvorsorge und individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein sympathisches Team, eine wertschätzende Unternehmenskultur und langfristige Karrieremöglichkeiten