Gesucht wird zur Verstärkung unseres Teams in den Fachbereichen 2.4 „Prüfung und Bewertung von Explosivstoffen / Pyrotechnik“ und 2.5 „Konformitätsbewertung Explosivstoffe / Pyrotechnik“ in Berlin-Steglitz zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein*e

Sekretär*in (m/w/d)

Entgeltgruppe 5 TVöD
unbefristetes Arbeitsverhältnis
Vollzeit/teilzeitgeeignet

Die Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung (BAM) ist eine wissenschaftlich-technische Bundesoberbehörde mit Sitz in Berlin. Als Ressortforschungseinrichtung des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie forschen, prüfen und beraten wir zum Schutz von Menschen, Umwelt und Sachgütern. Im Fokus unserer Tätigkeiten in der Materialwissenschaft, der Werkstofftechnik und der Chemie steht dabei die technische Sicherheit von Produkten und Prozessen.
Werden Sie Teil unseres Teams von engagierten Mitarbeitenden!

Ihre Aufgaben:

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben zur Unterstützung der Leitung und der ca. 40 Mitarbeiter*innen der beiden genannten Fachbereiche, u. a. Annahme von Anfragen, Fachinformationsbeschaffung, Dienstreiseplanung, Bearbeitung des Postein- und -ausgangs, Terminverwaltung, Materialbeschaffung, Protokollführung, Überwachung der Haushaltsmittel etc.
• Erstellung von interner und externer Korrespondenz in Deutsch und Englisch
• Anfertigen von Schriftstücken nach Vorlage wie z. B. Gutachten, Stellungnahmen und Briefen
• Vor- und Nachbereitung sowie Organisation von Workshops, Seminaren und Tagungen auf nationaler und internationaler Ebene
• Eigenständige Nutzung elektronischer Tools (z. B. E-Akte, Parfis, Imsware) und weiterer fachlicher Anwendungen
• Mithilfe bei der Einweisung neuer Mitarbeitender, Auszubildender und von Gastwissenschaftlern in die internen Arbeitsabläufe und die Betreuung von in- und ausländischen Gästen und Besuchern
• Ausbildung von Auszubildenden und Praktikant*innen

Ihre Qualifikationen:

• Eine mit mindestens befriedigend abgeschlossene Ausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Fachangestellte*r für Bürokommunikation oder vergleichbar
• Mehrjährige Erfahrung im Führen eines vergleichbaren Sekretariates ist von Vorteil
• Erfahrung in der Vor-Ort-Ausbildung ist wünschenswert
• Sicherer Umgang mit Microsoft-Office-Programmen (Word, Excel, PowerPoint etc.) und Onlinekommunikationstools (Webex, MS Teams)
• Kenntnisse in der Vorgangsbearbeitung mit der E-Akte (Fabersoft) sind von Vorteil
• Sicheres, kompetentes und kundenorientiertes Auftreten
• Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Deutsch
• Gute Kenntnisse der englischen Sprache in Wort und Schrift
• Sehr gutes Zeit- und Prioritätenmanagement sowie hohes Organisationsvermögen
• Zielorientierte, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Gutes Kommunikations- und Informationsverhalten, Teamfähigkeit und Kooperationsbereitschaft, Belastbarkeit sowie Zuverlässigkeit

Unsere Leistungen:

• Einen krisensicheren Arbeitsplatz in der Bundeshauptstadt
• Individuelle Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen sowie fachliche und außerfachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Offene Willkommenskultur, ein zertifiziertes familienfreundliches Arbeitsklima, regelmäßige Feedbackgespräche und kompetente Ansprechpersonen, Nachhaltigkeit (u. a. Zuschuss zum Job-Ticket)
• Weiterentwicklung Ihrer persönlichen Stärken in Verbindung mit einem sozial ausgeglichenen Arbeitsumfeld sowie einem umfangreichen Weiterbildungsangebot
• Gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben [Work-Life-Balance] (Möglichkeit des mobilen Arbeitens [bis zu 60 %], flexible Arbeitszeitgestaltung, 30 Tage Urlaub sowie Inanspruchnahme bis zu 12 Zeitausgleichstagen im Jahr sowie Teilzeitmöglichkeiten)

Ihre Bewerbung:

Es wird ein Bewerbungsschreiben in deutscher Sprache, aus dem Motivation zur Bewerbung auf die ausgeschriebene Stelle klar hervorgeht, ein Lebenslauf sowie ein Nachweis über den geforderten Ausbildungsabschluss erwartet.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 30.11.2025. Alternativ können Sie Ihre Bewerbung zur Kennziffer 201/25-2.5 auch per Post an folgende Anschrift senden:
Bundesanstalt für Materialforschung und -prüfung
Referat Z.3 - Personal
Unter den Eichen 87
12205 Berlin
www.bam.de
Fachliche Fragen zu dieser Position beantworten Ihnen gerne Herr Dr. Lohrer unter der Telefonnummer +49 30 8104-1250 bzw. per E-Mail unter Christian.Lohrer@bam.de sowie Frau Dr. Dudek, unter der Telefonnummer +49 30 8104-1240 bzw. per E-Mail unter Gabriele.Dudek@bam.de.
Die BAM fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Bewerbungen von Frauen begrüßen wir daher besonders. Gleichzeitig sind wir bestrebt, die gesellschaftliche Vielfalt widerzuspiegeln. Daher ist jede Bewerbung, unabhängig von ihrem Geschlecht, ihrer kulturellen oder sozialen Herkunft, Religion, Weltanschauung oder sexuellen Identität herzlich willkommen.
Darüber hinaus hat die BAM sich die berufliche Teilhabe von schwerbehinderten Menschen zum Ziel gesetzt. Hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen erfolgt eine individuelle Betrachtung. Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Die ausgeschriebene Stelle setzt ein geringes Maß an körperlicher Eignung voraus.

Die BAM ist seit 2015 als familien- und lebensphasenbewusste Arbeitgeberin durch das „audit berufundfamilie” zertifiziert und unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie.