Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter für Serviceangelegenheiten (m/w/d)

Die Direktion Erfurt sucht zur Verstärkung des Teams am Arbeitsort Erfurt zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/einen:

Sachbearbeiterin / Sachbearbeiter für Serviceangelegenheiten (w/m/d)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist die Immobiliendienstleisterin des Bundes, die die immobilienpolitischen Ziele der Bundesregierung unterstützt und für fast alle Bundesbehörden die notwendigen Flächen und Gebäude zur Verfügung stellt. Dementsprechend sind wir in ganz Deutschland mit über 7.000 Beschäftigten vertreten und kümmern uns um ein sehr breites und buntes Immobilienportfolio sowie die ökologische Nutzung und Pflege von Naturflächen des Bundes. Für diese vielseitigen und verantwortungsvollen Aufgaben suchen wir innovative Köpfe, die nachhaltig denken und handeln.

Im Mittelpunkt des Geschäftsbereichs Organisation und Personal stehen unsere Beschäftigten. Mit dem Fokus auf Organisationsentwicklung, Change, Recruiting und Development halten wir den Organisationseinheiten der BImA gestaltend und beratend den Rücken frei.

• Fuhrparkverwaltung:
  • Prüfung der Einsatzzeiten der Fahrzeuge zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit der Dienst‑Kfz, einschließlich der Abwicklung von Fahrzeugverlegungen
  • Feststellung und Dokumentation des Fahrzeugbedarfs einschließlich Erstellung von Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Organisatorische Umsetzung von Fahrzeugen an andere Standorte
  • Erstellung des Beschaffungsvorschlages, einschließlich Abstimmung mit dem Kfz-Kompetenzzentrum und dem technischen Beamten
  • Einholung von Aussonderungsgutachten, Dokumentation von Unfällen, Entgegennahme und Überprüfung von Unfallberichten
  • Abwicklung von Kfz-Unfällen mit den Versicherungen und Prüfung von Schadensersatz­ansprüchen gegenüber den Unfallgegnern
  • Schadensfeststellung an Eigenfahrzeugen und Feststellung der Behandlung des Schadens in Zusammenarbeit mit dem technischen Beamten sowie Beauftragung erforderlicher Reparaturen
  • Abschluss und Abwicklung von Verträgen über den Bezug von Kraftstoffen/​Strom von E‑Ladesäulen, einschließlich Verwaltung der Tankkarten
  • Beauftragung von Kundendienst- und Reparaturarbeiten, Beschaffung von Zubehör und Ersatzteilen
  • Bestellung von Selbstfahrern und von Kfz-Führern, regelmäßige Unterweisung der Selbstfahrer und Berufskraftfahrer, einschließlich Führerscheinkontrolle
  • Genehmigung zur Benutzung von privaten Kraftfahrzeugen (§ 5 Abs. 2 BRKG)
• Betreuung der technischen Anlagen, Videokonferenzanlagen, digitalen Schließanlagen und sonstigen Bürotechnik für die Direktion Erfurt einschließlich Bedienung der digitalen Programme
• Zuweisung von Berechtigungen für alle technischen und digitalen Anlagen (Schließanlagen, Aufzugsanlagen, Tiefgaragen, Schrankenanlagen)
• Auskunftserteilung gegenüber den Beschäftigten bei Fragen zu den Anlagen
• Beseitigung von Störungen ggf. unter Einschaltung der Hersteller- oder einer sonstigen Fachfirma einschließlich Auftragserteilung
• Rechnungsfreigabe und ‑bearbeitung

Qualifikation:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Diplom [FH]​/Bachelor) der Fachrichtungen Betriebswirtschaftslehre, Versicherungswirtschaft, Verwaltungswissenschaften oder einer vergleichbaren Fachrichtung

Fachkompetenzen:

• Hohes (fahrzeug‑)technisches Interesse und entsprechend fundierte Kenntnisse der zu betreuenden technischen Anlagen und in der Fuhrparkverwaltung
• Fundierte Kenntnisse der im Fachgebiet Service verwendeten IT‑Fachverfahren, insbesondere SAP-Modulen bzw. die Bereitschaft, sich die Fähigkeiten zeitnah anzueignen
• Kenntnisse im Straßenverkehrs- und Schadenersatzrecht

Weiteres:

• Fähigkeit zum teamorientierten Handeln
• Sicheres Urteilsvermögen verbunden mit hoher Entscheidungs- und Verantwortungsbereitschaft
• Ausgeprägte Befähigung zur erfolgreichen Gesprächs- und Verhandlungsführung
• Sehr gut ausgeprägte Ausdrucks- und Kommunikationsfähigkeit in Schrift und Wort
• Hohes Maß an Leistungsbereitschaft und Flexibilität sowie die Fähigkeit, auch erhöhten Arbeitsanfall sicher und zielorientiert zu bewältigen
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick, Befähigung zum wirtschaftlichen Planen, Denken und Handeln
• Verschwiegenheit im Umgang mit den sensiblen Personaldaten
• Bereitschaft zur Teilnahme an – auch mehrtägigen – Fortbildungen innerhalb des gesamten Bundesgebiets
• Führerschein der Klasse B und die Bereitschaft zu häufigen, auch ganztägigen Dienstreisen

• Eine interessante und abwechslungsreiche Tätigkeit mit allen Vorteilen einer großen öffentlichen Arbeitgeberin
• Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der Arbeitszeitgestaltung sowie Möglichkeiten des mobilen Arbeitens
• Berufliche Entwicklungsmöglichkeiten sowie umfangreiche Fortbildungsangebote
• Betriebliche Altersversorgung
• Jahressonderzahlung nach den geltenden tariflichen Bestimmungen
• 30 Tage Urlaub
• Kurse zur Gesundheitsförderung sowie Vorsorgemaßnahmen
• Zuschuss zum DeutschlandJobTicket (DJT)