Specialist Export & Order Processing / Sachbearbeiter*in Export- und Auftragsabwicklung (m/w/d)

Die TOPTICA Photonics SE ist ein international führender, mittelständischer Hightech-Hersteller von Lasersystemen für Wissenschaft, Biotechnologie und Messtechnik mit weltweit über 600 Mitarbeitenden. Hohe Motivation und Eigenverantwortung im Dienste der Kund*innen prägen die Firmenphilosophie des privat geführten "Hidden Champion", welche von den Mitarbeitenden mit großem Engagement gemeinsam gelebt wird. Zu den Kund*innen zählen namhafte Industrieunternehmen genauso wie zahlreiche Nobelpreisträger*innen.

Für unsere Auftragsabwicklung im Bereich Operations suchen wir ab sofort bzw. nach Vereinbarung – in Vollzeit – eine/n …

Specialist Export & Order Processing / Sachbearbeiter*in Export- und Auftragsabwicklung

• Vollständige Auftragsbearbeitung in Absprache mit den Abteilungen Vertrieb, Produktion, Logistik und Exportkontrolle
• Einlastung der Aufträge im ERP-System und Vorbereitung des Auftragsdurchlaufes und Terminüberwachung
• Erstellung von Versanddokumenten (Deutschland, Europa, Drittland) und ggf. gesamte Zollabwicklung inkl. Erstellung der Ausfuhranmeldung unter Einhaltung der aktuell geltenden Gesetze und Verordnungen
• Beauftragung der Spediteure und Überwachung des Transportweges
• Fakturierung, Rechnungskontrolle und Abwicklung von Dokumenteninkassos
• Aktive Abstimmungen mit externen und internen Schnittstellenpartnern
• Beratung und Unterstützung interner Fachabteilungen im internationalen Warenverkehr
• Stammdatenverwaltung im ERP-System
• Abwicklung von Importen in Zusammenarbeit mit unserer direkten Vertretung

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z.B. als Industriekaufmann* Speditionskaufmann*, Kaufmann* Groß- und Außenhandel oder eine vergleichbare Fachrichtung / Studium
• erste Berufserfahrung in der Auftragsabwicklung in einem produzierenden und international tätigen Unternehmen
• Erfahrung im Umgang mit ERP-Systemen, vorzugsweise Microsoft Dynamics NAV
• Grundkenntnisse im Export- und Zollwesen sowie Erfahrung in der Versandlogistik
• ein strukturierter und sorgfältiger Arbeitsstil mit einem hohen Qualitätsanspruch
• Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative sowie Teamfähigkeit
• Selbstständige Arbeitsweise, hohe Lernbereitschaft und Interesse an der aktiven Mitgestaltung von Prozessverbesserungen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Team- und Kommunikationsfähigkeit sowie ein sicheres Auftreten und Organisationstalent

• eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
• eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
• eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
• maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
• Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
• Energie für Zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
• großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
• finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
• stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“