Office-Manager / Office-Managerin in der Universitätsverwaltung (m/w/d)

Ein krisen­sicherer Arbeits­platz mit ver­antwortungs­vollen und ab­wechslungs­reichen Aufgaben an einer der größten deutschen Universitäten wartet auf Sie. Ihr Büro ist mitten in München, in U-Bahn-Nähe.

Die aus­ge­schriebene Stelle ist un­be­fristet. Die Vergütung erfolgt nach TV-L, Entgeltgruppe E8, je nach Qualifikation. Mit der Stelle sind attraktive Angebote des öffentlichen Dienstes verbunden, z. B. Jahres­sonder­zahlung, 30 Tage Urlaub und zusätzlich 24.12 und 31.12. frei, Gleitzeit sowie unsere betriebliche Alters­vorsorge und vermögens­wirksame Leistungen.

Wir bieten Ihnen eine vertrauens­volle Zusammen­arbeit in einem hoch engagierten Team, eine fundierte Einarbeitung, dienstliches Smartphone und Laptop für mobiles Arbeiten, ein umfang­reiches Fort- und Weiter­bildungs­angebot, Angebote zur Gesundheits­förderung sowie die Möglichkeit zur Teilnahme an Fach­tagungen und inter­nationalen Aus­tausch­programmen (z. B. Erasmus+).

Die Vereinbarkeit von Beruf und Familie ist uns wichtig: Sie haben bei uns die Möglichkeit zu Teilzeit in ver­schiedenen Modellen und mobilem Arbeiten (bis zu 50 % im Homeoffice) sowie flexible Arbeits­zeiten. Bei Bedarf unter­stützen wir Sie bei der Suche nach einer Kinder­be­treuung und einer Staats­bediensteten­wohnung. Auf unseren Arbeit­geber­seiten finden Sie weitere Informationen zu unseren Benefits.

Die LMU hat die „Charta der Vielfalt“ unter­zeichnet und engagiert sich für die Diversität ihrer Beschäftigten. Wir fördern aktiv die Gleich­stellung von Frauen und Männern.

Eine Teil­zeit­beschäftigung ist grund­sätzlich möglich.

Schwer­behinderte Personen werden bei im Wesent­lichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

• Sie organisieren souverän den administrativen Alltag – von Korrespondenz über Rechnungs­bearbeitung bis hin zur organisatorischen Abwicklung von Stellen­aus­schreibungen und Ein­stellungs­verfahren.
• Sie unterstützen unsere Fach­bereiche bei der Planung und Durchführung von Ver­an­staltungen.
• Sie pflegen und aktualisieren kontinuierlich unsere vielfältigen Fach­informationen im internen Service­portal, darunter auch die LMU-Fundgrube.
• Sie betreuen unsere Anwendersoftware (z. B. MS Office, SharePoint, FAMOS, Anny, DaMaRIS), unter­stützen das Team bei der An­wendung und klären Fragen mit unserer IT-Abteilung ab.
• Sie wirken aktiv an der Digitalisierung und Optimierung unserer Arbeits­prozesse mit und ent­wickeln unser Organisations­handbuch kontinuierlich weiter.
• Sie gewährleisten die Ein­haltung des Daten­schutzes, indem Sie Verfahrens­beschreibungen und Datenschutz­erklärungen für unsere Prozesse erstellen.
• Sie übernehmen die Aufgaben im Zweier-Team in partner­schaftlicher Zusammen­arbeit und stimmen deren Auf­teilung eng mit­einander ab.

• Sie verfügen über eine ab­ge­schlossene kaufmännische Aus­bildung, beispiels­weise als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büro­management, Kaufmann bzw. Kauffrau für IT-System-Management, oder bringen eine gleich­wertige Qualifikation bzw. berufliche Erfahrung mit.
• Sie organisieren und koordinieren Büro- und Informations­prozesse effizient und eigen­ver­antwortlich.
• Sie pflegen Daten und Dokumente sorgfältig, strukturiert und ver­antwortungs­bewusst.
• Sie beherrschen den Umgang mit digitalen Informations­systemen und Büro-Software und haben Freude daran, die Heraus­forderungen der Digitalisierung zu meistern.
• Sie verstehen komplexe Arbeits­abläufe schnell und gestalten diese aktiv mit.
• Sie verfügen über ein solides Verständnis von Daten­schutz und Prozess­management.
• Sie zeichnen sich durch eine aus­ge­prägte Kommunikations- und Team­fähigkeit sowie Service­orientierung aus.