Assistenz der Klinikleitung/Office Manager*in für Organisation und Digitalisierung (m/w/d)

• Verantwortungsvoll und vielseitig: ein Arbeitsplatz mit großem Gestaltungsspielraum in einem kollegialen Team
• Bezahlung nach TV-L: Tarifliche Vergütung Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge
• Flexibel für Familien: flexible Arbeitszeitmodelle, Möglichkeit auf einen Platz in der Betriebskindertagesstätte und Angebote für Elternzeitrückkehrer
• Clever zur Arbeit: Gute Anbindung an das SWB-Netz, Möglichkeit eines zinslosen Darlehens zur Anschaffung eines E-Bikes
• Geförderte Fortbildung: Individuelle Entwicklungschancen durch Kurse, E-Learning und Coachings
• Start mit System: Strukturiertes Onboarding
• Gesund am Arbeitsplatz: Zahlreiche Angebote der Gesundheitsförderung, kostenlose Mitgliedschaft im UKB-Fitnessstudio
• Arbeitgeberleistungen: Vergünstigte Angebote für Mitarbeiter*innen (Corporate Benefits)

Wir setzen uns für Diversität und Chancengleichheit ein. Unser Ziel ist es, den Anteil von Frauen in Bereichen, in denen Frauen unterrepräsentiert sind, zu erhöhen und deren Karrieren besonders zu fördern. Wir fordern deshalb einschlägig qualifizierte Frauen nachdrücklich zur Bewerbung auf. Bewerbungen werden in Übereinstimmung mit dem Landesgleichstellungsgesetz behandelt. Die Bewerbung geeigneter Menschen mit nachgewiesener Schwerbehinderung und diesen gleichgestellten Personen ist besonders willkommen.

• Kommunikation & Schnittstellenmanagement Professionelle Kommunikation mit Kooperationspartnern, Wissenschaftler*innen, internen und externen Besucher*innen sowie internationalen Ansprechpartner*innen
• Administrative Unterstützung des Klinikdirektorats Koordination administrativer Abläufe, eigenverantwortliche Übernahme definierter Aufgabenbereiche, Unterstützung bei strategischen und organisatorischen Themen
• Termin- und Büroorganisation Planung, Steuerung und Priorisierung von Terminen, Meetings und Abläufen; effiziente Gestaltung des Office-Managements
• Vorbereitung von Besprechungen & Präsentationen Erstellung von Vorlagen, Präsentationsentwürfen und Entscheidungsunterlagen für interne und externe Meetings
• Dokumentation & Protokollführung Vorbereitung und Dokumentation von Mitarbeiter*innengesprächen, Erstellung und Nachhalten von Protokollen, strukturierte Ablage und Nachverfolgung
• Qualitätsmanagement & Zertifizierungen Unterstützung bei Zertifizierungs- und Akkreditierungsprozessen (z. Roxtra), Pflege von Qualitätsnachweisen und Zertifikaten
• Digitale Prozesssteuerung Mitwirkung bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen, Einführung neuer Tools und Optimierung bestehender Workflows
• PR- und Kommunikationsaufgaben Pflege der Klinik-Homepage, Unterstützung bei Öffentlichkeitsarbeit, Veranstaltungs- und Kongressmanagement
• Korrespondenz in Deutsch und Englisch Telefonisch, schriftlich und per E-Mail auf professionellem Niveau
• Organisation & Repräsentation Planung und Durchführung von Einladungen, Raumkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings (vor Ort und online), Empfang von Gästen, repräsentative Aufgaben

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office-Management, idealerweise im Gesundheitswesen oder in wissenschaftlichen Einrichtungen
• Fundierte Kenntnisse im Einsatz von KI-Tools zur Unterstützung administrativer Prozesse (z. B. Textgenerierung, Datenanalyse, Prozessautomatisierung)
• Erfahrung mit digitalen Gesundheitsanwendungen, kliniknahen IT-Systemen und digitalen Workflows
• Verständnis für Datenschutz, Informationssicherheit und Compliance im Gesundheitswesen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie modernen Kollaborationstools (z. MS Teams, digitale Meeting-Plattformen, CMS-Systeme)
• Ausgeprägtes Kommunikations- und Organisationstalent
• Hohe Serviceorientierung, Diskretion und souveränes Auftreten
• Fähigkeit, komplexe Abläufe zu strukturieren und effizient zu steuern
• Bereitschaft, sich in neue digitale Technologien und KI-gestützte Systeme einzuarbeiten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift