Office Manager inkl. Backofficetätigkeit in Berlin (Vollzeit) (m/w/d)

Details zum Jobangebot

Als Office Manager:in in Vollzeit (40 h) in unserem Berliner Office sorgen Sie dafür, dass unser Büro immer bestens organisiert ist. Sie sind mitverantwortlich für reibungslose Abläufe und unterstützen uns in administrativen und organisatorischen Aufgaben. Neben den klassischen Officemanager-Aufgaben unterstützen Sie darüber hinaus unser Team von Transactionmanagement, Assetmanagement und Vertrieb und übernehmen dort eigenverantwortliche Tätigkeiten.

Ihr Aufgaben

• Büro- und Teamkoordination: Verwaltung der täglichen Büroabläufe (Terminkoordination und Reiseplanung, Postverwaltung, Vor-/Nachbereitung von Jour Fixe- und Kundenterminen, Materialverwaltung/-bestellung, Telefonie, Rechnungsprüfung, Planung von Schulungen/ Trainees etc.).

   

  Unterstützung des Teams (mit Assetmanagement, Transactionmanagement, Vertrieb) bei administrativen, konzeptionellen und operativen Tätigkeiten und der Organisation von Immobilienprojekten.

   

  Koordination mit Hausverwaltungen und Facility-Dienstleistern für das Office und Betreuung von internationalen Investoren bei Besichtigungsterminen

   

• Kommunikation & Kundenbetreuung: Schnittstellenmanagement in der Kommunikation mit der Zentrale in London. Erstkontakt für Kunden und externe Partner per E-Mail/Telefon.

   

  Bearbeitung von Schriftverkehr / Korrespondenzabwicklung in deutscher und englischer Sprache und Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsvorlagen.

   

• Reporting: Datenpflege in unternehmenseigene Systeme / App und Pflege des Vertriebssystems. Erstellung von Reports für die verschiedenen Teams und Zuarbeiten gegenüber DL / Dritten einfordern und nachhalten.

Ihr Profil

• Sie sind ein Organisationstalent und lieben es, Dinge zum Laufen zu bringen und aktiv an einer laufenden Weiterentwicklung mitzuwirken, aber parallel auch am Laufen zu halten.
• Sie kommunizieren direkt auf Augenhöhe und handeln proaktiv und mit höchster Zuverlässigkeit.
• Sie bringen bereits entsprechende Berufserfahrung als Officemanager/in mit und haben auch schon Erfahrungen im Real Estate gesammelt.
• Sie kennen sich mit den internen Funktionen Administration, Rechnungswesen und IT-Admin aus und haben in der Vergangenheit bereits Aufgaben in Teilen oder allen Bereichen bereits übernommen.
• Sie sind vertraut mit Software wie Microsoft Office, Power Bi und Teams.
• Englischkenntnisse sollten neben Deutsch auf muttersprachlichem Niveau ebenfalls vorhanden sein.

Wir bieten

• Wir bieten dir ein dynamisches, unternehmerisches Umfeld.
• Wir bieten Ihnen großen Gestaltungsspielraum und ein angenehmes Arbeitsklima in einem kleinen und sehr engagierten Team.
• Wir bieten eine flexible Vollzeitstelle (40 h) mit Bürotagen im Büro am Ku-Damm und die Möglichkeit zum Homeoffice.
• Wir bieten eine attraktive Vergütung, die Ihrer Qualifikation und Ihrem Engagement entspricht.
• Wir bieten zusätzliche freie Tage an Weihnachten und Silvester.