Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement / Teamassistenz – mit Erfahrung & Verlässlichkeit (m/w/d)

KEVOX ist ein familiengeführtes Softwareunternehmen aus Bochum, das seit 2010 smarte Lösungen für Brandschutz, Arbeitssicherheit & Facility Management entwickelt. Unsere Mission: Sicherheit einfacher und digitaler machen. Dafür brauchen wir Organisationstalente, die den Überblick behalten, zuverlässig arbeiten und Verantwortung übernehmen.

Das erwartet dich bei uns:

• Verantwortungsvolle Aufgaben: Du übernimmst vielfältige administrative Tätigkeiten, koordinierst Abläufe und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos funktioniert.
• Teamarbeit mit Struktur: Du bist die Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und Partnern – zuverlässig, professionell und lösungsorientiert.
• Prozesse im Griff: Von der Rechnungserstellung über die Organisation von Terminen bis zur Pflege unseres ERP-Systems – du hast alles im Blick.
• Sicherheit & Zukunft: Arbeite in einem Familienunternehmen, das langfristig wächst und dir Stabilität bietet.

• Organisation des Büroalltags: Telefon, E-Mails, Posteingang, Terminplanung
• Unterstützung der Geschäftsführung und Abteilungen bei administrativen Themen
• Rechnungswesen: Erstellung und Nachverfolgung von Rechnungen, Übersicht offener Posten
• Unterstützung bei Projekten durch Recherchen, Vor- und Nachbereitung
• Mitarbeit in der Optimierung von Prozessen und Dokumentationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mindestens 2–3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle (z. B. Büromanagement, Assistenz, Verwaltung, Rechnungswesen)
• Du arbeitest strukturiert, zuverlässig und eigenverantwortlich
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office, sicherer Umgang mit digitalen Tools
• Souveränes und freundliches Auftreten – intern wie extern
• Hohe Verbindlichkeit und Freude daran, langfristig Verantwortung zu übernehmen

• Attraktives Gehalt: 33.600 – 42.000 €
• Work-Life-Balance: 38-Stunden-Woche in Vollzeit, 30 Tage Urlaub (inkl. Jokertage)
• Sicherheit: Zukunftssichere Branche & langfristige Perspektive
• Onboarding: Strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start
• Arbeitsumfeld: Exzenterhaus Bochum mit Panorama-Blick, moderne Ausstattung, direkte ÖPNV-Anbindung
• Kultur: Familiäres Team, kurze Wege, regelmäßige Feedbackgespräche, Team-Events