Assistentin / Assistent / Sekretärin / Sekretär im Instituts­sekretariat (m/w/d)

Als „Die Forschungsuniversität in der Helmholtz-Gemeinschaft“ schafft und ver­mittelt das Karlsruher Institut für Technologie (KIT) Wissen für Gesellschaft und Umwelt. Ziel ist es, zu den globalen Herausforderungen maßgebliche Beiträge in den Feldern Energie, Mobilität und Information zu leisten. Daran arbeiten am KIT rund 10.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf einer breiten disziplinären Basis in Forschung, Lehre und Innovation zusammen.

Wir suchen für die Versuchsanstalt für Stahl, Holz und Steine (VAKA) zum nächst­möglichen Zeitpunkt unbefristet eine/einen

Assistentin / Assistenten / Sekretärin / Sekretär (w/m/d)

Vollzeit mit der Option auf Teilzeit mind. 60 %

Im Bereich Holzbau und Baukonstruktion der Versuchs­anstalt für Stahl, Holz und Steine (Prof. Dietsch) beschäftigen wir uns mit Entwicklungen für einen nachhaltigen und kreis­lauf­gerechten Holzbau der Zukunft (mehr Infos: https://holz.vaka.kit.edu/).

Zur Unterstützung der Instituts­leitung, Geschäfts­führung und des gesamten Institutes suchen wir eine versierte Person im Sekretariat mit Freude an viel­fältigen Aufgaben:

• Selbstständige und eigen­verantwortliche Führung des Instituts­sekretariats
• Internationale Kommunikation und Korrespondenz, Erstellen von Texten in deutscher und englischer Sprache
• Controlling des Mittelzu- und –abflusses sowie des Personal­budgets
• Überprüfen sämtlicher Buchungen
• Organisation von Terminen und Besprechungen, Raumkoordination
• Planung und Organisation von Dienstreisen der Instituts­leitung
• Organisation von Tagungen und weiteren Veranstaltungen des Instituts
• Betreuung von Gästen und Gastwissen­schaftlern
• Koordination von Personal­angelegen­heiten
• Verwaltung der Urlaubs- und Krankenkartei der Instituts­mitarbeitenden

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kauffrau / Kaufmann (w/m/d) für Büromanagement, Verwaltungs­fach­angestellte / Verwaltungs­fach­angestellter (w/m/d)), eine vergleichbare Ausbildung oder nachweisbare Kenntnisse auf entsprechendem Niveau.
• Die deutsche Sprache beherrschen Sie stilsicher und den Umgang mit der englischen Sprache sehr gut (in Wort und Schrift).
• Sie sind sicher im Umgang mit MS Office und sind aufgeschlossen gegenüber neuen Systemen und neuer Software.
• Sie zeichnen sich durch eine selbst­ständige, sorgfältige und strukturierte Arbeits­weise, hohe Zuverlässigkeit sowie schnelle Auffassungs­gabe aus.
• Ein sensibler, diskreter und verantwortungs­bewusster Umgang mit geschützten und personen­bezogenen Informationen und Daten ist für Sie selbstverständlich.
• Organisations- und Kommunikations­stärke sowie die Freude an der Arbeit im Team runden Ihr Profil ab.

Teil bei der einzigen deutschen Exzellenz­universität mit nationaler Großforschung und arbeiten Sie unter hervor­ragenden Arbeits­bedingungen in einem internationalen Umfeld. Starten Sie beruflich mit einer ziel­gerichteten Einarbeitung sowie breit­gefächerten Weiterqualifizierungs­angeboten. Profitieren Sie von flexiblen Arbeits­zeit­modellen (Gleitzeit, Homeoffice), diversen Sport- und Freizeit­angeboten sowie Kinder- und Ferien­betreuungs­angeboten. Des Weiteren bieten wir einen Zuschuss zum Jobticket BW in Höhe von 25 €/Monat und ein viel­seitiges Angebot in verschiedenen Mensen.

Bei gleicher Eignung werden anerkannt schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.