Administrator*in DMS im Fachdienst IT und Digitalisierung (m/w/d)

Wir für alle – Digitalisierung voranbringen

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt für unseren Fachdienst IT und Digitalisierung eine*n Administrator*in DMS.

Die Beschäftigung erfolgt unbefristet in Vollzeit (mit 39 Wochenstunden) und der Entgeltgruppe 11 TVöD/VKA sowie monatlicher Fachkräftezulage.

Sie möchten einen aktiven Beitrag zur Digitalisierung der Verwaltung leisten und die Umsetzung innovativer Digitalisierungsprojekte vorantreiben? Sie sind Teamplayer*in und besitzen gleichzeitig die Fähigkeit, Projekte eigenverantwortlich zu steuern und zum Erfolg zu führen? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

Der Fachdienst IT und Digitalisierung ist zuständig für die Instandhaltung und Weiterentwicklung unserer modernen IT‐Strukturen sowie die Förderung und Umsetzung digitaler Lösungen in der Stadtverwaltung Neumünster. Die Digitalisierung arbeitet an der Entwicklung und Einführung digitaler Anwendungen, der Begleitung von IT‐Change‐Management‐Prozessen sowie der Förderung einer modernen, technologie‐gestützten Arbeitskultur. Mit einem interdisziplinären Team aus Expertinnen und Experten ist die Abteilung eine zentrale Ansprechpartnerin für alle Bereiche der Verwaltung.

Ihre zukünftigen Aufgaben:

Strategische Steuerung und Weiterentwicklung des Dokumenten-Management-Systems (DMS) (enaio)

• Betrieb und Weiterentwicklung des DMS als zentrale Plattform für digitale Verwaltungsprozesse
• Sicherstellung eines reibungslosen Regelbetriebs inkl. Monitoring, Steuerung der revisionssicheren Archivierung und Schnittstellenpflege
• Beratung und Unterstützung der Fachbereiche bei DMS-Nutzung und Prozessoptimierung
• Koordination und Konzeption von Schnittstellen zwischen DMS und Fachverfahren
• Projektsteuerung für neue DMS-Funktionalitäten und Anpassungen an gesetzliche Anforderungen.
• Schulung und Wissensmanagement zur DMS-Nutzung

Integration des DMS in OZG-Umsetzung und E-Akte

• Verzahnung des DMS mit OZG-Diensten und E-Akte für durchgehende digitale Prozesslandschaft
• Analyse und Optimierung von Fachprozessen für effiziente digitale Verwaltungsabläufe
• Projektkoordination zur Implementierung neuer OZG-Leistungen unter DMS-Einbindung
• Sicherstellung der Interoperabilität zwischen DMS, OZG-Basiskomponenten und weiteren digitalen Verwaltungslösungen
• Technische Unterstützung bei digitalen Prozessen (Skripterstellung, Workflow-Parametrierung, Automatisierungslösungen)
• Beratung der Fachbereiche zu digitalen Antragsverfahren in Verbindung mit E-Akte und DMS
• Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern zur Abstimmung digitaler Transformationsprozesse

Ihr Profil:

• Abgeschlossenes Hochschulstudium mit IT Bezug (z.B. (Wirtschafts-/Verwaltungs-) Informatik)
• Alternativ sonstige Beschäftigte mit abgeschlossener IT-Ausbildung und gleichwertigen Fähigkeiten und Erfahrungen, insbesondere mehrjährige Erfahrung im Bereich Administration für organisationsweite Softwarelösungen und digitale Prozessgestaltung
• Erfahrungen in den folgenden Bereichen sind wünschenswert:
  • Revisionssichere Archivierungslösungen und Dokumentenmanagement-Prozesse
  • Administration DMS-Plattformen
  • Projektmanagement von Digitalisierungsprojekten im Verwaltungsumfeld
• Kenntnisse in den folgenden Bereichen:
  • Administration und Konfiguration von DMS-Lösungen
  • Berechtigungsmanagement und Workflowsystemen
  • Schnittstellenentwicklung (APIs, Webservices, Datenmigration)
  • OZG-Anforderungen und deren Umsetzung
  • IT-Architekturen und Systemintegration
  • Datenschutz- und IT-Sicherheitsanforderungen
  • Projektmanagement (z.B. Scrum, PRINCE2)
• Eigenverantwortliche Arbeitsweise
• Konzeptionelle und analytische Fähigkeiten sowie strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe Kommunikations- und Beratungskompetenz

Kommen Sie in unsere Mitte!

Wir schätzen unsere Mitarbeitenden! Deshalb bieten wir Ihnen:

• Nutzung von flexiblen Arbeitszeiten und Homeoffice-Modellen
• Eine sinnstiftende Tätigkeit für eine lebenswerte Stadt
• Umfangreiches Fort- und Weiterbildungsangebot
• Mitarbeitendenberatung – kostenfrei, anonym, jederzeit (OTHEB)
• Übernahme von Erfahrungsstufen aus gleichwertigen Bereichen
• Neun-Zehntel-Arbeitszeitmodell für bis zu 52 freie Tage pro Jahr
• Sicheres Arbeitsverhältnis im öffentlichen Dienst
• Teilnahme am Fitnessprogramm
• Erreichbarkeit mit dem ÖPNV sowie Zuschuss zum Deutschlandticket
• Regelmäßige Gesundheits- und Sportangebote

Die Stadt Neumünster wurde als "Top Nationaler Arbeitgeber 2025" von Focus ausgezeichnet.
Ein Beispiel dafür ist unser 9/10tel Arbeitszeitmodell mit dem wir noch mehr Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben für unsere Mitarbeitenden ermöglichen! Dafür arbeiten Sie die gleiche tägliche Arbeitszeit, reduzieren das Gehalt auf 90% und erhalten 10% Ausgleich in Form zusätzlicher freier Tage. Mit einer 5-Tage-Woche erhalten Sie so insgesamt 52 freie Tage im Jahr. Die freien Tage werden wie bei Urlaub mit der Führungskraft eingeplant. So sind Modelle denkbar von längeren Urlauben z.B. zu Ferienzeiten oder jede 2. Woche eine 4-Tage-Woche. Teilnehmen können alle Personen, ob Tarifangestellte oder Beamte, ob Teil- oder Vollzeit. Sprechen Sie uns gern an!

Hinweise:

Die Besetzung der Stelle mit Teilzeitkräften ist möglich, sofern ein gemeinsames anforderungsgerechtes Arbeitszeitmodell gefunden wird. Ein Wunsch nach Teilzeitbeschäftigung sollte bereits in der Bewerbung aufgeführt werden. Bewerbende mit Teilzeitwunsch ermutigen wir, mit uns Kontakt aufzunehmen und durch mögliche alternative Arbeitsmodelle (flexible Arbeitszeit und mobile Arbeitsformen) gemeinsame Überlegungen für die ausgeschriebene Stelle zu entwickeln.

Frauen haben im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten bei gleichwertiger Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung Vorrang. Deshalb begrüßt die Stadt Neumünster besonders die Bewerbung von Frauen.

Menschen mit Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Haben Sie Fragen?

Herr Kurku, als Fachdienstleiter (Tel. 04321 - 942 2138), erteilt Ihnen gern weitere Informationen zu dieser Stellenausschreibung.

Bei Rückfragen zum Stand der Ausschreibung kontaktieren Sie uns gerne in der Zeit von 08:30 Uhr - 13:00 Uhr unter der Telefonnummer 04321 942 - 2450, -2466 oder -2261.

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf und Qualifikationsnachweisen, die Sie uns bitte bis zum 19.02.2026 über unser Bewerbungsformular zukommen lassen.

Wir bitten Sie, von schriftlichen Bewerbungen abzusehen und weisen darauf hin, dass diese nicht zurückgeschickt werden.